Speed FeedBack remoto, é possível?

Esse post é um relato de como nosso time conseguiu organizar uma sessão de speed Feedback (também conhecido como FeedBack360, 1:1 speedBack…) para uma equipe de 10 pessoas, onde metade trabalha em outro escritório (inclusive em outro país).

Essa tipo de sessão já havia sido feita na equipe, porém com uma pessoa facilitadora. O desafio maior foi que precisávamos realizar essa sessão sem depender de mais uma pessoa (por conta do tempo disponível e também do idioma).

Primeiramente, o que é isso?

Essa é uma sessão no estilo Speed Dating (Encontro rápido)*, onde todas as pessoas da equipe vão se sentar em duplas, em um local privado (o conhecido one to one/ 1:1), e cada pessoa terá um tempo específico, 2min por exemplo, para passar o feedback para seu par enquanto a outra pessoa presta atenção e anota as coisas mais relevantes. Depois desse tempo, troca quem irá passar esse feedback. Após esses 2 tempos, são trocadas as duplas, de forma que todas as pessoas do time tenham essa mesma conversa com todos.

Gif do desenho "The Simpsons" sobre Speed Dating, onde os alunos estão sentados em duplas (um de frente para o outro), como se fosse um encontro de casais. E a professora esta na frente de todos explicando a dinâmica, e tem um cartaz ao lado escrito: Welcome speed daters (Bem-vindos ao encontro rápido)

Para realizar essa sessão, é necessário que ao menos 1 pessoa se responsabilize por preparar toda a dinâmica.

Preparação:

• Com alguns dias de antecedência, avise a equipe sobre essa dinâmica e peça para que todos preparam feedbacks para falar para a outra pessoa e também deixe pronto algumas dúvidas/questões específicas que gostaria de ouvir dos colegas;
• Faça uma lista com o nome de todas as pessoas que estarão presentes na dinâmica;
• Pegues esses nomes e anote todas as combinações possíveis. Para facilitar, utilizamos um site que é um gerador de tabelas (https://tabelas.alhur.es/), colocamos todos os nomes e retornou todas as rodadas (esse site nos poupou um tempo considerável ahhaha);
• Crie um ppt, e coloque em cada slide uma rodada (Template da apresentação https://docs.google.com/presentation/d/1VjokGlYDol1PB-HTY8iSmFmv0yetXqx5qmglx6wENdQ/edit?usp=sharing);
• Para cada dupla, você pode criar uma sala virtual. Nós utilizamos o appear.in (Atualização: se pode utilizar o https://meet.jit.si/ para isso também) e assim pudemos personalizar as salas, ficando como (…/nomedotime-salaA)(…/nomedotime-salaB);

Print dos slides com os nomes das duplas e o link das suas salas virtuais

• Verifique a quantidade de tempo total que o time tem disponibilidade e divida pelo número de duplas/rodada ou então estipule um número máximo para cada dupla. Nós decidimos utilizar 00:02:30 para cada pessoa falar e depois troca para a pessoa ouvinte;
• Deixamos 1 minuto para troca de salas
• Criamos um timer personalizado (nesse site aqui: https://www.marinaratimer.com), com um tempo inicial de “teste”, todas as rodadas e seus intervalos. A vantagem desse timer é que ele atualiza automaticamente, então não precisa de alguma pessoa cuidando específicamente dos tempos;

Print com as rodadas de exemplo e o tempo de troca entre as duplas/salas

No dia:

• Inicie com uma conversa com todas as pessoas juntas, explique a dinâmica, mostre os slides e envie o link do timer;
• Aconselhe que todas as pessoas sentem em locais com uma certa distância da outra;
• Cada pessoa deve ter uma janela do browser com duas abas, uma com o timer e outra com a apresentação;
• Peça que tenham em mãos o feedback escrito, pois assim será mais rápido de dar e receber;
• No final de cada rodada, todas as pessoas devem sair de suas salas virtuais, olharem na apresentação quem é sua dupla e clicar na sua próxima sala.

Referências:

• Série sobre feedback, de Felipe de Morais: https://medium.com/@felipedemoraes/s%C3%A9rie-sobre-feedback-dbdb852a7bfb
• When It Comes to Feedback, Start with Yourself: https://blog.navapbc.com/when-it-comes-to-feedback-start-with-yourself-801684120cca

[Atualização]

• O que é speedback e como executá-lo usando breakout rooms do zoom Brunno Hofmann
  https://medium.com/desenvolvimento-%C3%A1gil/como-foi-rodamos-uma-sess%C3%A3o-de-speedback-remota-no-time-fff3c6c306be

Caso tenha qualquer dúvida ou algum feedback em relação ao texto ou sobre a dinâmica, por favor, me avise :)

Obrigada Inajara Leppa, Ana Schwendler e Felipe de Morais, Andrielle pela revisão y Rocio por el pairing ❤

Versión en español: https://medium.com/@rsepulve/speed-feedback-remoto-es-posible-809a5c7bfb63

English version (and updated): https://medium.com/@danielaarajo/how-i-facilitated-a-gamified-speed-feedback-session-remotely-7436813b55ee